Privacyverklaring Welllaw
Dit is de privacyverklaring van Welllaw, gevestigd aan de Biesdelselaan 7-G (6881CA) te Velp. Welllaw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. U kunt contact met ons opnemen via telefoonnummer 06-52888335 of e-mailadres info@welllaw.nl als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens, of als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens.
Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij ons indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
a Dossiers
Indien u een opdracht aan ons verstrekt verwerken wij persoonsgegevens die u en eventuele
andere partij(en) en/of betrokkenen in uw zaak aan ons verstrekken. Dit zijn in ieder geval:
- uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs, waarin wij het BSN-nummer onleesbaar maken;
- persoonsgegevens die relevant zijn voor het dossier. Welke persoonsgegevens dit zijn verschilt per dossier. In voorkomende gevallen verzamelen wij ook zelf persoonsgegevens over betrokkenen, bijvoorbeeld om contact op te kunnen nemen met een persoon, bedrijf of instelling.
b Contact
Indien u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, per e-mail, social media of via de telefoon verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens die u aan ons verstrekt (naam, e-mailadres, telefoonnummer) en de reden waarom u contact met ons zoekt (bijvoorbeeld omdat u een vraag heeft).
c Analyse Websitebezoekers
Wij verwerken geen analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van onze website, en gebruiken ook geen cookies die veelal worden geplaatst als u een website bezoekt.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
a Dossier
Wij gebruiken de persoonsgegevens die u verstrekt in het kader van uw opdracht aan ons om uw dossier te behandelen. De grondslag hiervoor is het uitvoeren van de overeenkomst die u met ons bent aangegaan. Wij gebruiken uw gegevens ook om onze werkzaamheden te factureren en om eventueel teveel betaalde voorschotten terug te storten. Ook deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit uit te voeren. Wij bewaren een kopie van het paspoort of identiteitsbewijs van nieuwe cliënten omdat wij op grond van de gedragsregels die gelden voor advocaten verplicht zijn om onze klanten te identificeren en bewijs daarvan vast te leggen. Deze verplichting kan ook voortvloeien uit de Wet op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Wij maken het BSN-nummer onleesbaar omdat er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking daarvan.
Namen van cliënten en informatie over dossiers gebruiken wij ook om te kunnen controleren op de aanwezigheid van mogelijke conflicterende belangen. Persoonsgegevens van andere personen dan onze cliënten verwerken wij indien dat noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van onze cliënten.
b Contact
De contactgegevens die u aan ons verstrekt via onze website, per e-mail of telefoon, gebruiken wij om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Wij verwerken deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen uitoefenen van onze werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.
c Nieuwsbrieven, uitnodigingen, mailings
Wij gebruiken uw e-mailadres verder om u af en toe een update te sturen over onze
dienstverlening of voor u relevante juridische ontwikkelingen. Indien u een opdracht aan ons heeft verstrekt is er sprake van een zogenaamde “bestaande klantrelatie” en sturen wij u deze mailings op grond van ons gerechtvaardigd belang. Indien u niet eerder gebruik heeft gemaakt van onze diensten maar op andere wijze met ons in contact bent gekomen (zoals door het invullen van het contactformulier of het sturen van een e-mail met een vraag), zullen wij u deze mailings alleen versturen, indien u daarvoor uw toestemming heeft verleend. U kunt zich altijd afmelden door daartoe een expliciet verzoek per email te sturen naar info@welllaw.nl.
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
a Dossier
Wij bewaren onze dossiers, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is, in verband met de maximale verjaringstermijn. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de behandelend advocaat van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.
b Administratie
Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
c Overige contactgegevens
Wij bewaren overige contactgegevens gedurende één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij ons indient om deze te verwijderen.
Met wie delen wij uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die wij versturen of ontvangen, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze kantoor online software-provider Basenet.nl.
Met deze partij hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van ons mag verwachten. Wij kunnen uw gegevens daarnaast aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door u verstrekte opdracht. Zo kunnen wij uw dossier verstrekken aan een rechter, een deskundige of een mediator. Indien u, of een andere partij, een klacht tegen een van onze advocaten indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Deken van de Orde van Advocaten Arnhem. Indien de klacht niet wordt opgelost kunnen uw gegevens vervolgens verstrekt worden aan de Raad van Discipline en -in hoger beroep – het Hof van Discipline van de Orde van Advocaten.
Wij verstrekken uw gegevens verder niet aan derden, tenzij wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden door te kiezen voor het platform van Basenet.nl. Zo hanteren wij zowel offline als online strenge toegangsautorisatie via onze hardware en software. De server wordt beheerd door Basenet.nl. Welllaw werkt verder uitsluitend met Apple hardware zodat automatisch encriptie plaatsvindt van data op computers en mobiele telefoons.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
a. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;
b. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn;
c. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het
recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
d. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op
vergetelheid’);
e. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal
leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.
Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen of u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie mei 2019